Del primer toque a la entrega: así avanza un pedido en efectivo en SCALE Order

1. El cliente hace el pedido

Los clientes piden desde su sitio web o su app, para recoger o a domicilio. La sucursal debe estar abierta a pedidos: eso lo decide el interruptor de apertura y cierre del panel, no solo el horario publicado.

• Cada pedido lleva una ubicación reciente del teléfono del cliente, compartida con su consentimiento (consulte el artículo sobre ubicaciones verificadas).
• Cada pedido se envía con una clave única, de modo que un toque repetido con mala conexión no puede crear un segundo pedido.
• Los clientes que usted haya bloqueado no pueden hacer pedidos nuevos.

El pedido recibe un número público corto, formado por tres letras del enlace de su restaurante y diez caracteres, por ejemplo ZAA-4F2A9C51D0. Los pedidos para recoger reciben además un código QR. En el servidor solo se guarda una huella protegida del código.

2. Su equipo lo aprueba

Los pedidos nuevos aparecen en el panel como «pendiente de aprobación». El personal con permiso para actualizar pedidos los aprueba. La aprobación es el momento en que se compromete el inventario y se confirma cualquier descuento por cupón o por puntos del pedido.

Antes de la aprobación, el propio cliente puede cancelar el pedido. Después, debe ponerse en contacto con el restaurante. El personal puede cancelar cualquier pedido que aún no esté cerrado; si ya estaba pagado, debe confirmar que se reembolsó el efectivo, y los puntos obtenidos se revierten.

3. La cocina lo prepara

Solo los pedidos aprobados llegan a la pantalla de cocina. La cocina los pasa de «nuevo» a «en preparación» y a «listo», y el panel y la página del pedido del cliente se actualizan con cada paso.

4. Efectivo en el mostrador, para recoger

1. El cajero busca el pedido por su número. Puede escribir «#», espacios o dígitos árabes sin problema.
2. El panel muestra el importe a pagar, los productos y la ubicación del pedido, y pregunta cuánto efectivo se recibió.
3. El cambio se calcula mientras el cajero escribe y se muestra antes de confirmar.
4. El cajero confirma solo después de haber recibido realmente el efectivo.

Detrás de la confirmación hay varias comprobaciones. La confirmación está ligada a la versión y al importe exactos del pedido que abrió el cajero, así que, si el pedido cambió entretanto, hay que volver a abrirlo. El efectivo recibido debe cubrir el total, y la misma confirmación no puede registrarse dos veces.

Un pedido para recoger no puede marcarse como recogido hasta que se registre su efectivo. En el sistema no es posible entregar comida sin pago.

Pago en efectivo a domicilio

Los pedidos a domicilio pasan de «listo» a «en camino» y después a «entregado». Al marcar como entregado un pedido a domicilio sin pagar, se registra a la vez el pago en efectivo, y ese paso requiere el mismo permiso de efectivo que tiene un cajero.

Desde la tarjeta del pedido, el personal puede enviar los datos de la entrega a un repartidor por WhatsApp: la dirección, las notas, un enlace al mapa y el teléfono del cliente. El cliente recibe un aviso cuando el pedido sale en camino.

Pedidos que nunca se aprueban ni se pagan

• Un pedido para recoger que sigue sin pagar y sin aprobar caduca cuando termina su plazo de pago. Cada sucursal fija ese plazo, entre 5 y 240 minutos (60 de forma predeterminada).
• Un pedido a domicilio que no se aprueba en 24 horas caduca.
• Un pedido caducado libera el inventario reservado, el cupón, la recompensa de la ruleta o la oferta comodín y los puntos que estuviera usando, y se avisa al cliente de que puede volver a pedir.

Un registro de cada paso

Cada cambio de estado se guarda con quién lo hizo y por qué, y cada confirmación de efectivo se guarda con el importe, el efectivo recibido, el cambio y el cajero. Estos registros solo admiten nuevas entradas: la base de datos se niega a editarlos o eliminarlos.

SCALE Order no acepta pagos en línea con tarjeta. Los clientes pagan en efectivo en la sucursal o al recibir el pedido a domicilio.