Das Wichtigste
- Jede Bestellung beginnt mit dem Status „Wartet auf Freigabe“. Erst wenn Ihr Team sie freigibt, gelangt sie in die Küche.
- Abholbestellungen können erst übergeben werden, wenn das Kassenpersonal Barzahlung und Wechselgeld erfasst hat.
- Barzahlung bei Lieferung wird erfasst, wenn die Bestellung des Fahrers als zugestellt markiert wird.
- Nicht freigegebene Bestellungen verfallen von selbst und geben alles frei, was sie reserviert hatten.
1. Der Kunde gibt die Bestellung auf
Kunden bestellen über Ihre Website oder App, zur Abholung oder Lieferung. Die Filiale muss für Bestellungen geöffnet sein: Darüber entscheidet der Schalter zum Öffnen und Schließen in der Konsole, nicht allein die veröffentlichten Öffnungszeiten.
- Jede Bestellung enthält einen aktuellen Standort vom Smartphone des Kunden, der mit seiner Einwilligung übermittelt wird (siehe den Artikel zu bestätigten Standorten).
- Jede Bestellung wird mit einem eindeutigen Schlüssel gesendet, sodass ein wiederholter Fingertipp bei schwacher Verbindung keine zweite Bestellung erzeugen kann.
- Kunden, die Sie gesperrt haben, können keine neuen Bestellungen aufgeben.
Die Bestellung erhält eine kurze öffentliche Nummer aus drei Buchstaben aus dem Link Ihres Restaurants und zehn Zeichen, zum Beispiel ZAA-4F2A9C51D0. Abholbestellungen erhalten zusätzlich einen QR-Code. Auf dem Server wird nur ein geschützter Fingerabdruck des Codes gespeichert.
2. Ihr Team gibt sie frei
Neue Bestellungen erscheinen in der Konsole mit dem Status „Wartet auf Freigabe“. Mitarbeiter mit der Berechtigung, Bestellungen zu bearbeiten, geben sie frei. Mit der Freigabe wird der Bestand fest verbucht und ein Gutschein- oder Punkterabatt auf der Bestellung bestätigt.
Vor der Freigabe kann der Kunde die Bestellung selbst stornieren. Nach der Freigabe muss er sich an das Restaurant wenden. Mitarbeiter können jede Bestellung stornieren, die noch nicht abgeschlossen ist; war sie bereits bezahlt, müssen sie bestätigen, dass das Bargeld erstattet wurde, und gesammelte Punkte werden zurückgebucht.
3. Die Küche bereitet sie zu
Nur freigegebene Bestellungen erscheinen auf dem Küchendisplay. Die Küche verschiebt sie von „Neu“ über „In Zubereitung“ zu „Fertig“, und Konsole sowie Bestellseite des Kunden aktualisieren sich mit jedem Schritt.
4. Barzahlung an der Theke bei Abholung
- Das Kassenpersonal sucht die Bestellung über ihre Nummer. Die Eingabe von „#“, Leerzeichen oder arabischen Ziffern ist kein Problem.
- Die Konsole zeigt den zu zahlenden Betrag, die Artikel und den Standort der Bestellung an und fragt, wie viel Bargeld entgegengenommen wurde.
- Das Wechselgeld wird schon während der Eingabe berechnet und vor der Bestätigung angezeigt.
- Bestätigt wird erst, wenn das Bargeld tatsächlich entgegengenommen wurde.
Hinter der Bestätigung stehen mehrere Prüfungen. Sie ist an genau die Version und den Betrag der Bestellung gebunden, die das Kassenpersonal geöffnet hat; hat sich die Bestellung in der Zwischenzeit geändert, muss sie erneut geöffnet werden. Das erhaltene Bargeld muss die Gesamtsumme decken, und dieselbe Bestätigung kann nicht zweimal erfasst werden.
Eine Abholbestellung kann erst als abgeholt markiert werden, wenn ihre Barzahlung erfasst ist. Speisen ohne Zahlung herauszugeben, ist im System nicht möglich.
Barzahlung bei Lieferung
Lieferbestellungen wechseln von „Fertig“ zu „Unterwegs“ und dann zu „Zugestellt“. Wird eine unbezahlte Lieferung als zugestellt markiert, wird gleichzeitig die Barzahlung erfasst – dafür ist dieselbe Bargeldberechtigung nötig wie beim Kassenpersonal.
Über die Bestellkarte können Mitarbeiter die Lieferdetails per WhatsApp an einen Fahrer senden: Adresse, Notizen, einen Kartenlink und die Telefonnummer des Kunden. Der Kunde wird benachrichtigt, sobald die Bestellung unterwegs ist.
Bestellungen, die nie freigegeben oder bezahlt werden
- Eine Abholbestellung, die weiterhin unbezahlt und nicht freigegeben ist, verfällt, wenn ihr Zahlungsfenster endet. Jede Filiale legt dieses Fenster selbst fest, zwischen 5 und 240 Minuten (standardmäßig 60).
- Eine Lieferbestellung, die nicht innerhalb von 24 Stunden freigegeben wird, verfällt.
- Eine verfallene Bestellung gibt reservierten Bestand, Gutschein, Glücksrad- oder Joker-Prämie und alle eingesetzten Punkte wieder frei, und der Kunde erhält den Hinweis, dass er erneut bestellen kann.
Jeder Schritt wird festgehalten
Jede Statusänderung wird mit der Person und dem Grund gespeichert, und jede Barzahlungsbestätigung mit Betrag, erhaltenem Bargeld, Wechselgeld und Kassenperson. Diese Einträge können nur ergänzt werden: Die Datenbank verweigert jede Änderung oder Löschung.
SCALE Order nimmt keine Online-Kartenzahlungen entgegen. Kunden zahlen bar in der Filiale oder bei Lieferung.