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Dal tocco alla consegna: il percorso di un ordine in contanti in SCALE Order

Molti clienti pagano ancora in contanti. SCALE Order è costruito intorno a questa realtà: ogni ordine attende la tua approvazione, gli ordini da ritirare vengono consegnati solo dopo la registrazione dei contanti e ogni passaggio lascia una traccia.

Team SCALE Order

4 min di lettura

Punti chiave

  • Ogni ordine parte come «in attesa di approvazione». Nulla arriva in cucina finché il tuo team non lo approva.
  • Gli ordini da ritirare non possono essere consegnati finché un cassiere non ha registrato i contanti e il resto.
  • Il pagamento in contanti alla consegna a domicilio viene registrato quando l'ordine del fattorino viene segnato come consegnato.
  • Gli ordini non approvati scadono da soli e liberano tutto ciò che tenevano riservato.

1. Il cliente effettua l'ordine

I clienti ordinano dal tuo sito o dalla tua app, per il ritiro o la consegna a domicilio. La sede deve essere aperta agli ordini: a deciderlo è l'interruttore di apertura/chiusura nella console, non solo gli orari pubblicati.

  • Ogni ordine riporta una posizione recente del telefono del cliente, condivisa con il suo consenso (vedi l'articolo sulle posizioni verificate).
  • Ogni ordine viene inviato con una chiave univoca, così un tocco ripetuto su una connessione debole non può creare un secondo ordine.
  • I clienti che hai bloccato non possono effettuare nuovi ordini.

L'ordine riceve un breve numero pubblico, composto da tre lettere del link del tuo ristorante e dieci caratteri, ad esempio ZAA-4F2A9C51D0. Gli ordini da ritirare ricevono anche un codice QR. Sul server viene conservata solo un'impronta protetta del codice.

2. Il tuo team lo approva

I nuovi ordini compaiono nella console come «in attesa di approvazione». Il personale con il permesso di aggiornare gli ordini li approva. L'approvazione è il momento in cui le scorte vengono impegnate e viene confermato l'eventuale sconto da coupon o da punti sull'ordine.

Prima dell'approvazione il cliente può annullare l'ordine da solo. Dopo l'approvazione deve contattare il ristorante. Il personale può annullare qualsiasi ordine non ancora chiuso; se era già stato pagato, deve confermare che i contanti sono stati rimborsati, e gli eventuali punti guadagnati vengono stornati.

3. La cucina lo prepara

Solo gli ordini approvati arrivano al display di cucina. La cucina li sposta da nuovi a in preparazione a pronti, e la console e la pagina dell'ordine del cliente si aggiornano a ogni passaggio.

4. Contanti al banco, per il ritiro

  1. Il cassiere trova l'ordine dal suo numero. Si possono digitare anche «#», spazi o cifre arabe.
  2. La console mostra l'importo dovuto, gli articoli e la posizione dell'ordine, e chiede quanti contanti sono stati ricevuti.
  3. Il resto viene calcolato mentre il cassiere digita e mostrato prima della conferma.
  4. Il cassiere conferma solo dopo aver effettivamente ricevuto i contanti.

Dietro la conferma ci sono diversi controlli. La conferma è legata alla versione e all'importo esatti dell'ordine aperto dal cassiere, quindi se nel frattempo l'ordine è cambiato deve essere riaperto. I contanti ricevuti devono coprire il totale e la stessa conferma non può essere registrata due volte.

Un ordine da ritirare non può essere segnato come ritirato finché i suoi contanti non sono registrati. Nel sistema non è possibile consegnare il cibo senza pagamento.

Contanti alla consegna a domicilio

Gli ordini a domicilio passano da pronti a in consegna, poi a consegnati. Segnare come consegnato un ordine a domicilio non pagato registra contemporaneamente il pagamento in contanti, e questo passaggio richiede lo stesso permesso sui contanti di un cassiere.

Dalla scheda dell'ordine, il personale può inviare i dettagli della consegna a un fattorino su WhatsApp: indirizzo, note, un link alla mappa e il telefono del cliente. Il cliente riceve una notifica quando l'ordine è in consegna.

Ordini mai approvati o mai pagati

  • Un ordine da ritirare ancora non pagato e non approvato scade quando termina la sua finestra di pagamento. Ogni sede imposta questa finestra, tra 5 e 240 minuti (60 per impostazione predefinita).
  • Un ordine a domicilio non approvato entro 24 ore scade.
  • Un ordine scaduto libera le scorte riservate, il coupon, il premio della ruota o Joker e gli eventuali punti che stava usando, e il cliente viene informato che può ordinare di nuovo.

Una traccia di ogni passaggio

Ogni cambio di stato viene salvato con chi l'ha effettuato e perché, e ogni conferma di pagamento in contanti viene salvata con l'importo, i contanti ricevuti, il resto e il cassiere. Questi record sono in sola aggiunta: il database si rifiuta di modificarli o eliminarli.

SCALE Order non accetta pagamenti con carta online. I clienti pagano in contanti in sede o alla consegna a domicilio.

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