De belangrijkste punten
- Elke bestelling begint als "wacht op goedkeuring". Er komt niets in de keuken voordat uw team de bestelling heeft goedgekeurd.
- Afhaalbestellingen kunnen pas worden meegegeven nadat een kassamedewerker het contante geld en het wisselgeld heeft geregistreerd.
- Contante betaling bij bezorging wordt geregistreerd wanneer de bestelling van de bezorger als bezorgd wordt gemarkeerd.
- Niet-goedgekeurde bestellingen vervallen vanzelf en geven alles vrij wat ze vasthielden.
1. De klant plaatst de bestelling
Klanten bestellen via uw website of app, voor afhalen of bezorging. De vestiging moet open zijn voor bestellingen: dat bepaalt de schakelaar voor openen en sluiten in de console, niet alleen de gepubliceerde openingstijden.
- Elke bestelling bevat een recente locatie van de telefoon van de klant, gedeeld met diens toestemming (zie het artikel over geverifieerde locaties).
- Elke bestelling wordt verstuurd met een unieke sleutel, zodat een herhaalde tik bij een zwakke verbinding geen tweede bestelling kan aanmaken.
- Klanten die u hebt geblokkeerd, kunnen geen nieuwe bestellingen plaatsen.
De bestelling krijgt een kort openbaar nummer, bestaande uit drie letters uit de link van uw restaurant en tien tekens, bijvoorbeeld ZAA-4F2A9C51D0. Afhaalbestellingen krijgen ook een QR-code. Op de server wordt alleen een beveiligde vingerafdruk van de code opgeslagen.
2. Uw team keurt de bestelling goed
Nieuwe bestellingen verschijnen in de console als "wacht op goedkeuring". Medewerkers met het recht om bestellingen bij te werken, keuren ze goed. Bij de goedkeuring wordt de voorraad definitief vastgelegd en wordt een eventuele korting via een kortingscode of punten op de bestelling bevestigd.
Vóór de goedkeuring kan de klant de bestelling zelf annuleren. Na de goedkeuring moet de klant contact opnemen met het restaurant. Medewerkers kunnen elke bestelling annuleren die nog niet is afgesloten; als die al betaald is, moeten ze bevestigen dat het contante geld is terugbetaald, en eventueel gespaarde punten worden teruggedraaid.
3. De keuken bereidt de bestelling
Alleen goedgekeurde bestellingen verschijnen op het keukenscherm. De keuken zet ze van nieuw naar in bereiding naar klaar, en de console en de bestelpagina van de klant worden bij elke stap bijgewerkt.
4. Contant aan de balie, bij afhalen
- De kassamedewerker zoekt de bestelling op nummer. Een "#", spaties of Arabische cijfers typen is geen probleem.
- De console toont het te betalen bedrag, de gerechten en de locatie van de bestelling, en vraagt hoeveel contant geld er is ontvangen.
- Het wisselgeld wordt berekend terwijl de kassamedewerker typt en wordt vóór de bevestiging getoond.
- De kassamedewerker bevestigt pas nadat het contante geld echt is ontvangen.
Achter de bevestiging zitten meerdere controles. De bevestiging is gekoppeld aan de exacte versie en het exacte bedrag van de bestelling die de kassamedewerker heeft geopend; is de bestelling intussen gewijzigd, dan moet die opnieuw worden geopend. Het ontvangen contante geld moet het totaalbedrag dekken, en dezelfde bevestiging kan niet twee keer worden geregistreerd.
Een afhaalbestelling kan pas als afgehaald worden gemarkeerd als het contante geld is geregistreerd. Eten meegeven zonder betaling is in het systeem niet mogelijk.
Contant bij bezorging
Bezorgbestellingen gaan van klaar naar onderweg en daarna naar bezorgd. Wie een onbetaalde bezorgbestelling als bezorgd markeert, registreert tegelijk de contante betaling, en voor die stap is hetzelfde kasrecht nodig als een kassamedewerker heeft.
Vanaf de bestelkaart kunnen medewerkers de bezorggegevens via WhatsApp naar een bezorger sturen: het adres, opmerkingen, een kaartlink en het telefoonnummer van de klant. De klant krijgt een melding wanneer de bestelling onderweg is.
Bestellingen die nooit worden goedgekeurd of betaald
- Een afhaalbestelling die nog onbetaald en niet goedgekeurd is, vervalt wanneer de betaaltermijn afloopt. Elke vestiging stelt die termijn in, tussen 5 en 240 minuten (standaard 60).
- Een bezorgbestelling die niet binnen 24 uur wordt goedgekeurd, vervalt.
- Een vervallen bestelling geeft de gereserveerde voorraad, de kortingscode, de beloning van het rad of de Joker-beloning en eventueel gebruikte punten weer vrij, en de klant krijgt te horen dat hij opnieuw kan bestellen.
Een registratie van elke stap
Elke statuswijziging wordt opgeslagen met wie die heeft doorgevoerd en waarom, en elke bevestiging van contante betaling wordt opgeslagen met het bedrag, het ontvangen contante geld, het wisselgeld en de kassamedewerker. Aan deze registraties kan alleen worden toegevoegd: de database weigert ze te wijzigen of te verwijderen.
SCALE Order accepteert geen online kaartbetalingen. Klanten betalen contant in de vestiging of bij bezorging.