Od dotknięcia do wydania: jak zamówienie płatne gotówką przechodzi przez SCALE Order

1. Klient składa zamówienie

Klienci zamawiają przez Twoją stronę lub aplikację, z odbiorem osobistym albo z dostawą. Lokal musi przyjmować zamówienia: decyduje o tym przełącznik otwarcia i zamknięcia w panelu, a nie tylko opublikowane godziny otwarcia.

• Każde zamówienie zawiera niedawną lokalizację z telefonu klienta, udostępnioną za jego zgodą (zob. artykuł o zweryfikowanych lokalizacjach).
• Każde zamówienie jest wysyłane z unikalnym kluczem, więc ponowne dotknięcie przy słabym połączeniu nie utworzy drugiego zamówienia.
• Zablokowani przez Ciebie klienci nie mogą składać nowych zamówień.

Zamówienie otrzymuje krótki publiczny numer, złożony z trzech liter z linku Twojej restauracji i dziesięciu znaków, na przykład ZAA-4F2A9C51D0. Zamówienia z odbiorem osobistym otrzymują też kod QR. Na serwerze przechowywany jest wyłącznie chroniony odcisk (skrót) tego kodu.

2. Twój zespół je akceptuje

Nowe zamówienia pojawiają się w panelu ze statusem „Oczekuje na akceptację”. Akceptują je pracownicy z uprawnieniem do aktualizowania zamówień. Akceptacja to moment, w którym towar zostaje przypisany do zamówienia, a ewentualny rabat z kuponu lub za punkty zostaje potwierdzony.

Przed akceptacją klient może sam anulować zamówienie. Po akceptacji musi skontaktować się z restauracją. Pracownicy mogą anulować każde zamówienie, które nie zostało jeszcze zamknięte; jeśli było już opłacone, muszą potwierdzić, że gotówka została zwrócona, a naliczone punkty są cofane.

3. Kuchnia je przygotowuje

Na ekran kuchenny trafiają tylko zaakceptowane zamówienia. Kuchnia przesuwa je z nowych do przygotowywanych, a potem do gotowych, a panel i strona zamówienia klienta aktualizują się przy każdym kroku.

4. Gotówka przy ladzie, przy odbiorze osobistym

1. Kasjer wyszukuje zamówienie po numerze. Można wpisać „#”, spacje lub cyfry arabskie.
2. Panel pokazuje kwotę do zapłaty, pozycje i lokalizację zamówienia oraz pyta, ile gotówki otrzymano.
3. Reszta jest obliczana na bieżąco podczas wpisywania i wyświetlana przed potwierdzeniem.
4. Kasjer potwierdza dopiero wtedy, gdy faktycznie otrzyma gotówkę.

Za potwierdzeniem stoi kilka kontroli. Potwierdzenie jest powiązane z dokładną wersją i kwotą zamówienia, które otworzył kasjer, więc jeśli zamówienie w międzyczasie się zmieniło, trzeba je otworzyć ponownie. Otrzymana gotówka musi pokrywać sumę, a tego samego potwierdzenia nie można zapisać dwa razy.

Zamówienia z odbiorem osobistym nie można oznaczyć jako odebranego, dopóki gotówka nie zostanie zapisana. Wydanie jedzenia bez zapłaty nie jest w systemie możliwe.

Gotówka przy dostawie

Zamówienia z dostawą przechodzą ze statusu „Gotowe” do „W drodze”, a potem do „Dostarczone”. Oznaczenie nieopłaconej dostawy jako dostarczonej jednocześnie zapisuje płatność gotówką, a ten krok wymaga tego samego uprawnienia do obsługi gotówki, jakie ma kasjer.

Z karty zamówienia pracownicy mogą wysłać kierowcy dane dostawy przez WhatsApp: adres, uwagi, link do mapy i telefon klienta. Klient dostaje powiadomienie, gdy zamówienie jest w drodze.

Zamówienia, które nigdy nie zostały zaakceptowane ani opłacone

• Zamówienie z odbiorem osobistym, które nadal jest nieopłacone i niezaakceptowane, wygasa po upływie czasu na płatność. Każdy lokal ustawia ten czas w zakresie od 5 do 240 minut (domyślnie 60).
• Zamówienie z dostawą, które nie zostanie zaakceptowane w ciągu 24 godzin, wygasa.
• Wygasłe zamówienie zwalnia zarezerwowany towar, kupon, nagrodę z koła fortuny lub ofertę Joker oraz wykorzystywane punkty, a klient otrzymuje informację, że może zamówić ponownie.

Zapis każdego kroku

Każda zmiana statusu jest zapisywana wraz z informacją, kto jej dokonał i dlaczego, a każde potwierdzenie gotówki — z kwotą, otrzymaną gotówką, resztą i danymi kasjera. Do tych zapisów można tylko dopisywać: baza danych nie pozwala ich edytować ani usuwać.

SCALE Order nie przyjmuje płatności kartą online. Klienci płacą gotówką w lokalu lub przy dostawie.