Do toque à entrega ao cliente: como um pedido pago em dinheiro percorre a SCALE Order

1. O cliente faz o pedido

Os clientes fazem pedidos pelo seu site ou app, para retirada ou entrega. A unidade precisa estar aberta para pedidos: quem decide isso é o botão de abrir/fechar no painel, e não apenas o horário divulgado.

• Todo pedido traz uma localização recente do celular do cliente, compartilhada com o consentimento dele (veja o artigo sobre localizações verificadas).
• Cada pedido é enviado com uma chave única, então um toque repetido em uma conexão fraca não cria um segundo pedido.
• Clientes que você bloqueou não podem fazer novos pedidos.

O pedido recebe um número público curto, formado por três letras do link do seu restaurante e dez caracteres, por exemplo ZAA-4F2A9C51D0. Os pedidos para retirada também recebem um QR code. Apenas uma impressão digital protegida do código é armazenada no servidor.

2. A sua equipe aprova o pedido

Os novos pedidos aparecem no painel como "aguardando aprovação". Os funcionários com permissão para atualizar pedidos fazem a aprovação. A aprovação é o momento em que o estoque é comprometido e qualquer desconto por cupom ou pontos no pedido é confirmado.

Antes da aprovação, o próprio cliente pode cancelar o pedido. Depois da aprovação, ele precisa entrar em contato com o restaurante. A equipe pode cancelar qualquer pedido que ainda não tenha sido encerrado; se ele já tiver sido pago, é preciso confirmar que o dinheiro foi devolvido, e os pontos acumulados são estornados.

3. A cozinha prepara o pedido

Só os pedidos aprovados chegam à tela da cozinha. A cozinha os move de novo para em preparo e depois para pronto, e o painel e a página do pedido do cliente se atualizam a cada etapa.

4. Dinheiro no balcão, na retirada

1. O caixa encontra o pedido pelo número. Não há problema em digitar "#", espaços ou algarismos arábico-orientais.
2. O painel mostra o valor a pagar, os itens e a localização do pedido, e pergunta quanto foi recebido em dinheiro.
3. O troco é calculado enquanto o caixa digita e é exibido antes da confirmação.
4. O caixa só confirma depois de realmente receber o dinheiro.

Por trás da confirmação há várias verificações. A confirmação fica vinculada à versão e ao valor exatos do pedido que o caixa abriu; se o pedido mudou nesse meio-tempo, ele precisa ser aberto de novo. O dinheiro recebido precisa cobrir o total, e a mesma confirmação não pode ser registrada duas vezes.

Um pedido para retirada não pode ser marcado como retirado até que o dinheiro seja registrado. Não é possível, no sistema, entregar a comida sem pagamento.

Dinheiro na entrega

Os pedidos para entrega passam de pronto para saiu para entrega e depois para entregue. Marcar como entregue uma entrega ainda não paga registra o pagamento em dinheiro ao mesmo tempo, e essa etapa exige a mesma permissão de dinheiro que um caixa tem.

No card do pedido, a equipe pode enviar os detalhes da entrega a um entregador pelo WhatsApp: o endereço, as observações, um link do mapa e o telefone do cliente. O cliente é notificado quando o pedido sai para entrega.

Pedidos que nunca são aprovados ou pagos

• Um pedido para retirada que continua sem pagamento e sem aprovação expira quando termina o seu prazo de pagamento. Cada unidade define esse prazo, entre 5 e 240 minutos (60 por padrão).
• Um pedido para entrega que não é aprovado em 24 horas expira.
• Um pedido expirado libera o estoque reservado, o cupom, a recompensa da roleta ou da oferta Coringa e os pontos que estava usando, e o cliente é avisado de que pode fazer o pedido de novo.

Um registro de cada etapa

Cada mudança de status é armazenada com quem a fez e por quê, e cada confirmação de dinheiro é armazenada com o valor, o dinheiro recebido, o troco e o caixa. Esses registros só aceitam inclusões: o banco de dados se recusa a editá-los ou excluí-los.

A SCALE Order não aceita pagamentos com cartão online. Os clientes pagam em dinheiro na unidade ou na entrega.