重點摘要
- 每筆訂單一開始都是「待接單」。在您的團隊接單之前，任何訂單都不會送進廚房。
- 外帶訂單必須等收銀人員記錄現金收款與找零後，才能交付。
- 貨到付現的收款，會在外送員的訂單標示為已送達時記錄。
- 未接單的訂單會自動逾期，並釋放其保留的所有項目。
1. 顧客下單
顧客透過您的網站或 App 下單，可選擇外帶或外送。分店必須處於接單狀態：這是由管理後台的開始／停止接單開關決定，而不只是看公告的營業時間。
- 每筆訂單都附上顧客手機最近的位置，並經顧客同意分享（請參閱位置核實的相關文章）。
- 每筆訂單送出時都帶有唯一識別碼，因此在網路不穩時重複點擊，也不會產生第二筆訂單。
- 已被您封鎖的顧客無法下新訂單。
每筆訂單都會取得一組簡短的公開編號，由您餐廳連結中的三個字母加上十個字元組成，例如 ZAA-4F2A9C51D0。外帶訂單還會產生一組 QR 碼。伺服器上只會儲存該代碼經過保護的指紋。
2. 您的團隊接單
新訂單會以「待接單」狀態出現在管理後台。具備更新訂單權限的員工即可接單。接單的這一刻，系統會確定扣用庫存，並確認訂單上的優惠券或點數折抵。
接單前，顧客可以自行取消訂單；接單後，則需要聯絡餐廳。員工可以取消任何尚未結案的訂單；若訂單已付款，員工必須確認已退還現金，且該訂單獲得的點數都會被收回。
3. 廚房製作
只有已接單的訂單才會出現在廚房顯示螢幕上。廚房會將訂單從新訂單移到製作中，再移到已備妥，管理後台與顧客的訂單頁面也會隨每個步驟同步更新。
4. 外帶訂單在櫃檯以現金付款
- 收銀人員依訂單編號查找訂單。輸入「#」、空格或阿拉伯數字都沒有問題。
- 管理後台會顯示應付金額、品項與訂單位置，並詢問實收現金金額。
- 收銀人員輸入金額時，系統會即時計算找零，並在確認前顯示。
- 收銀人員必須在實際收到現金後才按下確認。
確認動作背後有多項檢查。確認會綁定收銀人員開啟時的訂單版本與金額，因此若訂單在此期間有所變動，就必須重新開啟。實收現金必須足以支付總額，同一筆確認也不能重複記錄。
外帶訂單在記錄現金收款之前，無法標示為已取餐。系統中不可能在未付款的情況下交付餐點。
貨到付現
外送訂單會從已備妥變為外送中，再變為已送達。將未付款的外送訂單標示為已送達時，會同時記錄現金收款，而這個步驟需要與收銀人員相同的現金權限。
員工可從訂單卡片透過 WhatsApp 將外送資訊傳給外送員：地址、備註、地圖連結與顧客電話。訂單開始外送時，顧客會收到通知。
始終未接單或未付款的訂單
- 仍未付款且未接單的外帶訂單，會在付款期限結束時逾期。每家分店可自行設定這個期限，範圍為 5 至 240 分鐘（預設 60 分鐘）。
- 外送訂單若在 24 小時內未接單，就會逾期。
- 逾期的訂單會釋放其保留的庫存、優惠券、轉盤或 Joker 獎勵，以及使用中的點數，並告知顧客可以重新下單。
每個步驟都有紀錄
每次狀態變更都會記錄操作者與原因；每次現金確認都會記錄金額、實收現金、找零與收銀人員。這些紀錄只能新增：資料庫會拒絕修改或刪除。
SCALE Order 不接受線上刷卡付款。顧客在分店或送達時以現金付款。