Points clés
- Chaque commande commence au statut « en attente de validation ». Rien n’arrive en cuisine tant que votre équipe ne l’a pas validée.
- Une commande à retirer ne peut pas être remise tant qu’un caissier n’a pas enregistré les espèces et la monnaie rendue.
- Le paiement en espèces à la livraison est enregistré lorsque la commande du livreur est marquée comme livrée.
- Les commandes non validées expirent d’elles-mêmes et libèrent tout ce qu’elles réservaient.
1. Le client passe commande
Les clients commandent depuis votre site ou votre application, en retrait ou en livraison. Le point de vente doit être ouvert aux commandes : c’est l’interrupteur d’ouverture et de fermeture de la console qui en décide, et pas seulement les horaires affichés.
- Chaque commande transmet une position récente du téléphone du client, partagée avec son consentement (voir l’article sur les positions vérifiées).
- Chaque commande est envoyée avec une clé unique : un geste répété sur une connexion instable ne peut donc pas créer une seconde commande.
- Les clients que vous avez bloqués ne peuvent pas passer de nouvelles commandes.
La commande reçoit un court numéro public, composé de trois lettres issues du lien de votre restaurant et de dix caractères, par exemple ZAA-4F2A9C51D0. Les commandes à retirer reçoivent aussi un QR code. Seule une empreinte protégée du code est conservée sur le serveur.
2. Votre équipe la valide
Les nouvelles commandes apparaissent dans la console au statut « en attente de validation ». Les membres du personnel autorisés à mettre à jour les commandes les valident. C’est à la validation que le stock est engagé et que toute remise par coupon ou par points sur la commande est confirmée.
Avant la validation, le client peut annuler la commande lui-même. Après la validation, il doit contacter le restaurant. Le personnel peut annuler toute commande qui n’est pas encore clôturée ; si elle était déjà payée, il doit confirmer que les espèces ont été remboursées, et les points gagnés sont retirés.
3. La cuisine la prépare
Seules les commandes validées arrivent sur l’écran cuisine. La cuisine les fait passer de nouvelle à en préparation, puis à prête, et la console comme la page de commande du client se mettent à jour à chaque étape.
4. Les espèces au comptoir, pour le retrait
- Le caissier retrouve la commande par son numéro. Il peut saisir « # », des espaces ou des chiffres arabes sans problème.
- La console affiche le montant dû, les articles et la position de la commande, et demande le montant reçu en espèces.
- La monnaie à rendre est calculée au fil de la saisie et affichée avant la confirmation.
- Le caissier ne confirme qu’après avoir réellement reçu les espèces.
Plusieurs contrôles se cachent derrière cette confirmation. Elle est liée à la version et au montant exacts de la commande ouverte par le caissier : si la commande a changé entre-temps, il faut la rouvrir. Les espèces reçues doivent couvrir le total, et une même confirmation ne peut pas être enregistrée deux fois.
Une commande à retirer ne peut pas être marquée comme retirée tant que ses espèces ne sont pas enregistrées. Le système ne permet pas de remettre une commande sans paiement.
Paiement en espèces à la livraison
Les commandes en livraison passent de prête à en cours de livraison, puis à livrée. Marquer comme livrée une livraison non payée enregistre en même temps le paiement en espèces, et cette étape exige le même droit d’encaissement que celui d’un caissier.
Depuis la fiche de la commande, le personnel peut envoyer les informations de livraison à un livreur sur WhatsApp : l’adresse, les remarques, un lien vers la carte et le téléphone du client. Le client est averti lorsque sa commande part en livraison.
Les commandes jamais validées ni payées
- Une commande à retirer encore non payée et non validée expire à la fin de son délai de paiement. Chaque point de vente fixe ce délai, entre 5 et 240 minutes (60 par défaut).
- Une commande en livraison qui n’est pas validée sous 24 heures expire.
- Une commande expirée libère le stock réservé, le coupon, la récompense de la roue ou l’offre Joker ainsi que les points qu’elle utilisait, et le client est informé qu’il peut commander à nouveau.
Une trace de chaque étape
Chaque changement de statut est enregistré avec son auteur et son motif, et chaque confirmation d’espèces avec le montant, les espèces reçues, la monnaie rendue et le caissier. Ces enregistrements sont en ajout seul : la base de données refuse de les modifier ou de les supprimer.
SCALE Order n’accepte pas le paiement par carte en ligne. Les clients paient en espèces au point de vente ou à la livraison.